Workshop là một thuật ngữ nước ngoài có lẽ đã quá quen thuộc trong cuộc sống hiện đại thời nay. Nhưng không phải bất cứ ai cũng nắm rõ định nghĩa workshop là gì? Hiện nay, đang có rất nhiều định nghĩa khác nhau và các hướng dẫn để tổ chức workshop hiệu quả khiến bạn cảm thấy rất băn khoăn. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu được các thông tin quan trọng về thuật ngữ này.
Workshop là gì?
Đến nay, workshop vẫn chưa thực sự có một định nghĩa chính xác. Tuy nhiên tại Việt Nam, workshop sẽ được hiểu là mô hình một buổi về hội thảo, thảo luận, trao đổi kiến thức, phương pháp và các kỹ năng có tính mở dành cho mọi ngành nghề và đối tượng. Phần đầu của buổi sẽ là phần trình bày của diễn giả hoặc là những người có chuyên môn, phần còn lại là hỏi đáp tự do riêng dành cho người tham dự.
Workshop chính là một buổi hội thảo để trao đổi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm,… trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Workshop cũng có thể được tổ chức để trao đổi các vấn đề về phần chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức hay đơn giản là trò chuyện để có thể chia sẻ kinh nghiệm và những điều thú vị trong cuộc sống.
Tại đây, bạn cũng sẽ được nghe diễn giả trao đổi về nhiều kiến thức khác nhau ở trong phần mở đầu của buổi họp mặt. Thời gian còn lại, những người đã tham gia buổi thảo luận sẽ được đặt ra được những câu hỏi, chia sẻ và được nhanh chóng học hỏi thêm nhiều điều bổ ích.
Các buổi Workshop còn có thể tổ chức để trao đổi các vấn đề về chuyên môn, nghề nghiệp, kiến thức hay đơn giản để có thể trò chuyện, chia sẻ về những kinh nghiệm, những điều thú vị trong cuộc sống,… Nhưng dù rằng diễn ra với mục đích gì, lĩnh vực như thế nào, các buổi Workshop thường có hai phần cơ bản:
- Phần một: thời gian đầu diễn ra buổi Workshop là phần các chuyên gia, diễn giả sẽ chia sẻ kiến thức, kỹ năng trong lĩnh vực họ đã thành công.
- Phần hai: người tham dự cùng với các chuyên gia sẽ đi sâu hơn vào chủ đề các buổi Workshop thông qua các hoạt động như đặt ra câu hỏi, giao lưu, trò chuyện,…
Lợi ích của Workshop
Những thông tin nêu trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm workshop là gì. Hiện nay, tại các ngôi trường học hay một số công ty thường xuyên tổ chức các workshop. Vậy lý do nào lại khiến workshop lại được chú trọng nhiều như vậy?
Phát huy tốt khả năng làm việc nhóm
Những buổi workshop được diễn ra vô cùng sôi nổi, không chỉ ngồi nghe mà còn cả phần thực hành. Chính vì thế, bạn phải tiếp cận và cùng làm việc nhóm với những người chưa từng quen biết, cùng họ thực hiện nhanh chóng và thật tốt những hoạt động trong buổi workshop. Đây cũng được xem là hình thức giao lưu đơn giản một cách chủ động, không ép buộc.
Rèn luyện được kỹ năng đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi chính là phần không thể thiếu trong các buổi Workshop. Tuy nhiên, nếu như bạn không tập trung và tóm lược thông tin sẽ rất khó cho bạn để đặt ra câu hỏi đúng trọng tâm. Kỹ năng lắng nghe và thực hiện phân tích vấn đề của bạn cũng sẽ được mở rộng trong quá trình tập trung lựa chọn và đặt câu hỏi.
Thúc đẩy được khả năng tư duy, sáng tạo
Hoạt động sẽ chỉ gói gọn trong thời gian cho phép trong buổi workshop cũng như trong không gian chỉ thu gọn trong một khán phòng giúp bạn kích thích khả năng tư duy của mọi người. Trong trường hợp mà có sự hạn chế về mọi mặt, mọi người cần tập trung một cách cao độ, nghiêm túc để phát huy được khả năng là việc dưới áp lực trong khoảng thời gian ngắn.
Kênh quảng bá cho thương hiệu tiết kiệm mà hiệu quả
Nếu so với các chiến lược Marketing, workshop sẽ tiết kiệm được chi phí hơn rất nhiều. Một buổi workshop có rất nhiều người đang có nhu cầu và thật sự quan tâm đến cùng lĩnh vực tham gia, do đó nên khả năng tiếp cận đến đúng mục tiêu thị trường cũng là rất cao. Qua đó, cho thấy được hiệu quả mang lại của workshop cao hơn nhiều nếu như so với Marketing truyền thống.
Môi trường workshop tại Việt Nam hiện nay
Tổ chức workshop hiện nay đang ngày càng xuất hiện nhiều và đa dạng hơn. Chúng sẽ xuất hiện trong nhiều ngành nghề khác nhau như là công nghệ thông tin, các lĩnh vực marketing hay y tế, giáo dục,…
Hiện nay, workshop tại Việt Nam cũng phổ biến nhiều nhất ở các bạn sinh viên là chủ yếu. Tần suất để tổ chức workshop tại các doanh nghiệp vẫn còn ít. Nếu bạn biết tận dụng mô hình này cho mỗi doanh nghiệp sẽ đem lại rất nhiều lợi ích và sẽ có thể bớt được một khoản chi phí không hề nhỏ cho truyền thông. Khi bạn có sản phẩm bạn nên chú ý tận dụng các buổi gặp mặt để quảng bá, cũng như đem ra thử nghiệm và thu thập ý kiến của cộng đồng.
Các hình thức của workshop phổ biến hiện nay
Workshop là một trong những hoạt động hiện không chỉ được ưa chuộng tại Việt Nam mà còn ở trên cả thế giới. Các buổi tổ chức workshop ngay ở nước ta hiện nay đa phần diễn giả chính là những giáo sư và các chuyên gia đã có được những thành tựu nhất định trong lĩnh vực của họ.
Hiện nay, có cả 4 nhóm hình thức rất phổ biến và hay sử dụng, bao gồm:
Workshop cùng chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm
Đây được xem là một hình thức dễ tổ chức và phổ biến nhất hiện nay. Loại hình này sẽ thường được tổ chức kéo dài từ 3 đến 4 tiếng với quy mô vừa trong khoảng từ vài chục đến vài trăm người tham dự.
Hơn nửa buổi đầu của một workshop sẽ là thời gian dành cho các diễn giả cùng chia sẻ kiến thức và thời gian còn lại sẽ là dành cho mọi người đặt câu hỏi và trao đổi vấn đề. Sau những buổi được tổ chức chia sẻ thông tin như vậy, người tham gia đã có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức bổ ích.
Buổi Workshop như thế này được chia thành hai phần là chuyên gia chia sẻ các kiến thức và giải đáp thắc mắc của người tham gia. Thông qua việc chia sẻ, trao đổi, những người tham gia sẽ học được thêm rất nhiều kiến thức bổ ích từ đội ngũ chuyên gia.
Workshop đào tạo
Loại hình Worshop này thường được các công ty, doanh nghiệp sử dụng là chủ yếu và sẽ được sử dụng trong nội bộ công ty. Chúng nhằm các mục đích nâng cao kinh nghiệm tác phong và nghiệp vụ của các nhân viên. Tại đây, bạn sẽ có thể được hướng dẫn thực hành luôn ngay tại buổi hội thảo. Đối tượng muốn tham gia buổi chia sẻ kiến thức đa số là những người có nhu cầu muốn nâng cao trình độ của mình.
Workshop thực hành
Workshop thực hành phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực như nấu ăn, cắm hoa nghệ thuật, thời trang,… Tại các workshop thực hành, bạn sẽ vẫn được lắng nghe những chia sẻ, kinh nghiệm cực kỳ quý báu của các chuyên gia trong suốt thời gian làm việc. Thời gian còn lại, những người tham dự không cần đặt câu hỏi mà vẫn có thể bắt tay ngay vào thực hành và trải nghiệm. Đó chính là khoảng thời gian tuyệt vời vì các bạn có thể trực tiếp làm những việc mà trước đây bạn không thể đạt được.
Buổi workshop như thế này thường được tổ chức trong nội bộ công ty, được xem như là buổi đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên. Tại buổi workshop, người tham dự sẽ được lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm đến từ những diễn giả và đồng thời sẽ được thực hành công việc trong buổi workshop nhằm có thể đảm bảo buổi workshop được diễn ra hiệu quả. Người tham gia cũng thường là những người mong muốn nâng cao chuyên môn.
Wokshop mục đích marketing
Được tổ chức thường với quy mô lớn có thể từ 100 đến 1000 người tham dự. Loại hình Workshopnày thường sẽ tập trung rất nhiều diễn giả danh tiếng trên thế giới đến để chia sẻ và cùng trao đổi kinh nghiệm. Ngoài ra, buổi hội thảo cũng sẽ có sự tham dự của rất nhiều nhãn hàng nổi tiếng và các chuyên gia trong ngành.
Buổi workshop này sẽ diễn ra với mục đích quảng bá thương hiệu hoặc các sản phẩm mới, thường có quy mô lớn lên đến hàng trăm người. Mọi thứ cũng được chuẩn bị rất chi tiết và chu đáo với mong muốn cho người tham gia hiểu rõ nhất về sản phẩm. Buổi workshop sẽ thường có sự tham dự của đại diện từ các nhãn hàng và những chuyên gia đã được mời đến để tư vấn rõ nhất về sản phẩm. Những buổi workshop này với mục đích Marketing mong muốn truyền tải các thông tin từ nhãn hàng đến người tham dự một cách hiệu quả nhất.
Các bước để triển khai 1 buổi workshop thành công
Để tổ chức được cho mình một buổi workshop thành công sẽ dựa vào rất nhiều yếu tố và rất cần sự nỗ lực. Cần định hướng và cần xây dựng một kế hoạch tốt để tạo nên buổi chia sẻ thật thành công và để lại ấn tượng với người tham dự. Dưới đây là các bước chi tiết để có thể triển khai 1 buổi workshop thành công:
Chuẩn bị trước buổi workshop
Trước hết sẽ cần xác định được mục tiêu rõ ràng và kết quả cuối cùng cho buổi workshop này để đề ra chiến lược cụ thể, kế hoạch của toàn chương trình, thời gian và những hoạt động diễn ra. Trong những trường hợp có khách mời tham dự, cần chuẩn bị được một kịch bản chương trình gửi đến họ. Điều này cũng giúp những khách mời nắm rõ được chương trình cụ thể hơn mà còn giúp chương trình đi đúng hướng kế hoạch.
Khi đã có được cho mình mục tiêu cho buổi workshop, người tổ chức sẽ lập ra được một danh sách đối tượng tham gia để có thể tiếp cận được đúng các đối tượng. Bên cạnh đó một số yếu tố từ bên ngoài cần phải sắp xếp như chọn địa điểm tổ chức – cần đề xuất về cụ thể số lượng người tham gia, máy chiếu, các loại trang thiết bị phục vụ cho buổi workshop.
Xác định vai trò riêng của những người tham dự
Mỗi người cần tham gia buổi workshop đều sẽ có những vai trò nhất định của mình. Việc của cả ban tổ chức là cần biết được vai trò phù hợp của những đối tượng tham gia mới có thể thu lại được những kết quả mong đợi.
Trong quá trình diễn ra một buổi workshop, mỗi vị trí ban tổ chức đều có vai trò và trách nhiệm riêng. Việc phân công các nhiệm vụ giúp cho mỗi cá nhân nắm rõ thông tin về chương trình và có thể tổng kết lại kết quả của buổi workshop, tăng cường hiệu quả công việc đồng thời cho thấy được tính chuyên nghiệp của chương trình.
- Những nhà tài trợ: Nhà tài trợ thường là người sẽ hỗ trợ cho buổi workshop ở trong một số vấn đề, điển hình có thể là sẽ hỗ trợ về mặt kinh phí hay địa điểm tổ chức. Họ cũng không nhất thiết phải là người có mặt tại phiên làm việc hay là chịu trách nhiệm về kết quả của buổi workshop. Quy mô để tổ chức các buổi workshop thường nhỏ hơn nên những hạng mục cần nhà tài trợ cũng sẽ không nhiều, hay có sự phân chia hạng mục.
- Người điều phối (Facilitator): Người này sẽ có trách nhiệm theo dõi và chỉ đạo tất cả mọi thứ nhằm đảm bảo buổi workshop được diễn ra theo đúng kế hoạch. Họ cũng sẽ là người quan sát và hỗ trợ các bộ phận xung quanh và sẽ tạo điều kiện cho những ý kiến phù hợp của khán giả đến diễn giả nhanh chóng và kịp thời.
- Người ghi chép (Note-taker): Nhiệm vụ của những người ghi chép là viết lại được những nội dung, hoạt động sẽ được diễn ra trong suốt buổi workshop. Những ý kiến đến từ khán giả, những vấn đề sẽ được giải đáp từ chuyên gia hay là những mục tiêu chưa được thực hiện cũng sẽ cần được liệt kê và sẽ được tổng kết sau khi đã kết thúc chương trình.
- Người giám sát thời gian (Timekeeper): Công việc của các Timekeeper chỉ liên quan trực tiếp đến các vấn đề thời gian bao gồm việc theo dõi các hạng mục để đảm bảo đúng tiến độ của chương trình đã được đề ra trong kế hoạch. Đồng thời rằng nếu có những thay đổi trong suốt chương trình, Timekeeper cũng phải phân bổ các mục của chương trình cho kịp thời hợp lý.
- Người tham dự (Participant): Họ chính là những người trực tiếp tham dự được toàn bộ buổi workshop, là người đã lắng nghe những chia sẻ và đưa ra những quan điểm về cá nhân. Họ là những người góp phần giúp cho toàn bộ sự thành công của buổi workshop. Cùng với mục đích của người tham dự là thu thập những thông tin, kinh nghiệm và cả kiến thức từ diễn giả.
Tiến hành tổ chức buổi workshop theo dự kiến
Người điều phối Workshop sẽ mở màn buổi workshop bằng những lời chào, giới thiệu nhanh chóng để dẫn dắt vào chủ đề chính. Sau đó là phần liệt kê các khung thời gian sẽ diễn ra những hoạt động trong suốt cả buổi workshop đồng thời nêu lên mục đích và các mong muốn sau chương trình. Đối với vị trí của người tham dự, nên lắng nghe và tôn trọng hết những chia sẻ của chuyên gia, tích cực đưa ra những ý kiến để đóng góp để buổi workshop trở nên thành công hơn.
Tổng kết rút kinh nghiệm sau workshop
Cuối buổi, người điều phối cũng sẽ tổng kết lại chương trình. Hoàn thành được những hạng mục giải đáp thắc mắc và các thông tin đã ghi nhận trong workshop, kiểm tra các tài liệu và gửi đến người tham dự.
Những quy tắc khi tổ chức Workshop cần phải tuân thủ
- Tôn trọng những quan điểm, ý kiến của nhau: Buổi workshop chính là nơi để mọi người cùng nhau chia sẻ, do đó, mỗi người sẽ có một quan điểm và không có sự nhận định đúng và nhận định sai. Do đó, tất cả mọi ý kiến được nêu ra đều cần được tôn trọng.
- Thảo luận dựa trên tinh thần chia sẻ, học hỏi: Buổi workshop sẽ được tổ chức dựa trên nền tảng chia sẻ kinh nghiệm đi trước của mọi người trong cùng lĩnh vực, vì thế mọi người đã đến tham dự là những người học hỏi những cái mới từ đó không những từ diễn giả mà còn là đến từ những người xung quanh.
- Tập trung trao đổi liên quan vấn đề chính: Do buổi workshop thường chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, các bạn không nên để phí thời gian học hỏi ấy dành cho những vấn đề ngoài lề.
- Thảo luận phù hợp trong khung thời gian cho phép: Trong buổi workshop cũng có rất nhiều hạng mục được đề cập đến, được chia sẻ từ những nhân vật là khách mời. Thế nên, bạn cũng cần lắng nghe và chỉ nên thảo luận cùng với những người xung quanh trong một khoảng thời gian cho phép.
- Không đả kích, miệt thị hay là bày tỏ thái độ tiêu cực: Dựa trên tinh thần học hỏi và tinh thần muốn chắt lọc thông tin, do đó, có rất nhiều những kiến thức chuyên sâu được đề cập đến. Bạn cũng hãy tích lũy cho mình những khoảng kiến thức cần thiết và phù hợp, đừng nên bày tỏ thái độ với những kiến thức không phù hợp cho bản thân.
- Cần phải có sự tổng kết và sự đưa ra đồng thuận cuối cùng: Để có thể đạt được buổi workshop thành công tốt đẹp nhất, mọi người cần được giải đáp hết mọi thắc mắc liên quan để chủ đề. Trước khi đến thời điểm kết thúc chương trình, mọi người cần phải có sự thống nhất cùng nhau về kiến thức giữa các bên để đạt được tất cả mục đích đề ra.
Thông qua bài viết trên, có lẽ bạn đọc đã có thể phần nào hiểu thêm được nhiều thông tin quan trọng về workshop là gì cũng như cách làm sao để triển khai một buổi workshop thật tốt và đạt được thành công như kỳ vọng. Hy vọng, những thông tin về Workshop nêu trên sẽ trở thành thông tin giúp cung cấp đến các bạn nhiều kiến thức bổ ích.