Đối với mỗi doanh nghiệp thì quy trình xuất nhập hàng hóa trong kho là một trong những khâu quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình hàng hóa trong kho của mình. Xây dựng một quy trình rõ ràng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên. Để xây dựng được một quy trình hiệu quả không thể không ứng dụng phần mềm vào việc quản lý kho. Vậy quy trình quản lý kho như thế nào? Ưu điểm của phần mềm quản lý kho tốt nhất – Viindoo Inventory? Cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau.
1. Quy trình xuất nhập hàng hóa trong kho vật tư
1.1 Quy trình nhập kho
- Bước 1: Lên kế hoạch nhập hàng
Mỗi bộ phận khi có nhu cầu nhập hàng hóa cần phải viết một bản báo cáo mục đích, chi tiết nguyên liệu và chuyển về bộ phận kho hoặc các bộ phận có liên quan khác. Báo cáo cần ghi rõ loại hàng, số lượng, ngày giờ cụ thể để bộ phận kho có thể sắp xếp và bố trí nhân sự, phương tiện hỗ trợ.
- Bước 2: Sắp xếp lại hàng hóa trong kho
Sau khi đã xác định được thời gian và số lượng, quản kho sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp, thu dọn các khu vực vị trí sẽ để hàng hóa.
- Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa
Khi hàng hóa đã về đến kho, nhân viên giao hàng sẽ xuất phiếu yêu cầu nhập kho. Thủ kho sẽ dựa theo phiếu yêu cầu nhập kho để đối chiếu và kiểm tra chính xác về sản phẩm, số lượng, chất lượng hàng hóa có đúng như yêu cầu hay không. Nếu phát hiện ra sai sót thì sẽ lập biên bản và báo với đơn vị đề xuất để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
- Bước 4: Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho
Khi hoàn thành tất cả các bước kiểm tra hàng hóa nhập kho đầy đủ và an toàn, các giấy tờ có liên quan cũng sẽ được kế toán kiểm tra kỹ càng trước khi có thể giao dịch và lập phiếu nhập kho.
- Bước 5: Hoàn thành việc nhập kho hàng hóa
Thủ kho sẽ tiến hành sắp xếp và nhập hàng vào đúng vị trí đã quy định từ trước. Sau đó, sẽ phải cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống thông tin hoặc phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp.
Quy trình xuất nhập hàng hóa trong kho vật tư
1.2 Quy trình xuất hàng hóa trong kho
- Bước 1: Lập yêu cầu xuất hàng
Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa hay nguyên vật liệu, nhân viên của bộ phận đó cần làm phiếu yêu cầu xuất hàng và gửi kế toán để kiểm tra quyết định xuất kho. Bản yêu cầu cần ghi rõ ràng và chi tiết về loại hàng, thời gian, số lượng và mục đích xuất hàng.
- Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho
Kế toán sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho. Nếu hàng hóa trong kho đủ với số lượng yêu cầu sẽ tiến hành xuất kho, nếu số lượng không đủ so với yêu cầu thì sẽ báo cáo lại với bộ phận đề xuất để đưa ra giải pháp thay thế.
- Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Sau khi xác nhận yêu cầu xuất kho, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được in thành nhiều bản: một sẽ chuyển xuống cho thủ kho để sắp xếp hàng hóa, một bản kế toán lưu giữ lại.
- Bước 4: Tiến hành xuất kho
Thủ kho sau khi nhận phiếu xuất kho sẽ tiến hành xuất hàng hóa theo đúng yêu cầu về sản phẩm, phân loại, số lượng. Nhân viên nhận hàng hóa sẽ phải tiến hành ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
- Bước 5: Cập nhật thông tin
Thủ kho nhận lại một phiếu xuất kho và tiến hành ghi thẻ kho, sau đó trả lại phiếu xuất kho cho kế toán. Kế toán thực hiện ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất.
2. Ứng dụng phần mềm Viindoo Inventory trong quản lý kho vật tư
Viindoo Inventory là phần mềm quản lý kho hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Phần mềm này được tích hợp đầy đủ các chức năng giúp công tác quản lý kho vật tư trở nên đơn giản và dễ dàng.
Ứng dụng phần mềm Viindoo Inventory trong quản lý kho vật tư
Phần mềm tích hợp với các phần mềm khác như: kiểm kho, quản lý kho logistics, quản lý kho ERP,…hỗ trợ tối đa trong công tác quản lý kho vật tư. Với các tính năng nổi bật dưới đây:
- Quản lý kho hàng vật tư theo danh mục hiệu quả
- Dễ dàng truy xuất nguồn gốc của vật tư
- Tối ưu các hoạt động kiểm kê hàng hóa trong kho vật tư
- Lập báo cáo, phân tích đa chiều hàng hóa trong kho theo thời gian thực
- Cảnh báo vật tư hết hạn sử dụng, hay sắp hết hàng
Bài viết trên chúng tôi đã chia sẻ đến bạn về quy trình xuất nhập hàng hóa trong kho, cũng như ưu điểm của việc ứng dụng phần mềm Viindoo Inventory vào quản lý kho. Mong rằng với những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình xuất nhập hàng hóa.