Email là một phần quan trọng không thể nào thiếu trong công việc hay học tập của nhiều con người hiện nay. Vậy bạn có biết được email là gì và dùng để làm gì không? Cách tạo ra một email miễn phí là gì? Cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây để tìm được câu trả lời những vấn đề liên quan đến email này.
Email là gì?
Email chính là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là một loại thư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử).
Email chính là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua các trang mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Ngày nay, khi bạn chón sử dụng email, người dùng có thể gửi và có thể nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối mạng Internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ có thể tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết.
Địa chỉ email là gì? Dùng để làm gì?
Địa chỉ email được hiểu chính là địa chỉ của thư điện tử, giống như là một cái tên. Giống như là với mỗi căn nhà đều có địa chỉ của căn nhà thì địa chỉ email cũng tương tự như vậy, chỉ khác là các bạn có thể đặt tên email thoải mái miễn là những cái tên đó chưa có ai được lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà.
Địa chỉ của email được dùng để những người khác gửi thư đến cho chúng ta.
Ví dụ: địa chỉ anhuy@gmail.com, abca@yahoo.com, peterwork@businessmail.com.
Một địa chỉ email thường sẽ gồm có 3 phần: Tên định dạng, thêm tên email và tên miền.
- Tên định dạng: Là phần tên để giúp người đọc xác định được ai chính là người gửi email đó. Thế nhưng ngày nay thì con người ta thường không dùng tên định dạng ở ngay trong email của mình.
- Tên email: Là tên được xác định hộp thư của địa chỉ email đó. Tên này cũng sẽ được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất và cũng có sự khác biệt với cái địa chỉ email khác, có thể chính là tên chủ sử dụng đi kèm với những ký tự khá đặc biệt.
- Tên miền: Là tên riêng phù hợp của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Phần này sẽ thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó cũng chính là tên miền.
Ví dụ: Peter Wilson peter_wilsonn@businessmail.com. Với cái tên “Peter Wilson” là tên định dạng, “peter_wilson” là tên email và hiện tại “businessmail.com” là tên miền.
Những nội dung chính thường có trong email
Cấu trúc chính của một email thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau đây:
- To (Đến): Nơi hiện đang có địa chỉ email của người nhận thư.
- From (Từ): Chứa đựng địa chỉ email của người gửi.
- Subject (Chủ đề): Chứa đựng một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của một bức thư (có thể không điền).
- CC (Carbon Copy): Cho phép bạn có thể gửi email cho một người khác mà người đó sẽ không phải là người nhận trực tiếp (không hề bắt buộc). Tất cả những người đang nhận được thư đều có thể được nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
- BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng nhiều người nhận hoàn toàn bí mật.
- Nội dung thư: Nơi bạn nhập nội dung muốn truyền tải. Một số những người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư, trong khi một vài người theo hướng khác thì không.
Các loại email được sử dụng phổ biến hiện nay
Email cá nhân
Email cá nhân được hiểu là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, đuôi email chính là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.vn, @gmail.com,…
Trong công việc cần kinh doanh, nếu nhân viên thường xuyên sử dụng email cá nhân để làm việc thì tất cả các dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên email riêng này và công ty không thể nào quản lý được, và khi nhân viên nghỉ việc thì toàn bộ công ty cũng có thể bị mất luôn các thông tin, dữ liệu này.
Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp chính là tài khoản có đuôi email gắn liền với tên miền riêng của doanh nghiệp. Email này được công ty thực hiện cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc cũng như gửi thư cho khách hàng, đối tác,… Nếu như các nhân viên nghỉ việc thì công ty vẫn có thể thu hồi lại các email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng sẽ được lưu trữ trong phạm vi an toàn.
Email Marketing
Email marketing (Tiếp thị thông qua email) là một loại công cụ của marketing, là một cách tiếp cận, quảng bá sản phẩm hoặc các dịch vụ thông qua email. Email marketing hiện rất hiệu quả cho các chiến dịch để quảng bá sản phẩm chăm sóc khách hàng, mang các khách hàng đến với gần thương hiệu hơn.
Ưu, nhược điểm của email
Ưu điểm của email
Sự ra đời của email có thể được xem như một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực thông tin và liên lạc. Email mang lại cho con người rất nhiều lợi ích cho người dùng, trong đó phải kể đến là:
- Tiết kiệm thời gian: Một lá thư thông thường thì khi gửi đi sẽ phải mất một thời gian từ chỉ khoảng 1 đến nhiều ngày mới có thể được đến tay người nhận. Thế nhưng đối với email, chỉ cần mất khoảng vài giây là người nhận đã có thể nhanh chóng nhận được thông tin mà sẽ không cần phải chờ đợi quá lâu như thư truyền thống.
- Tiết kiệm chi phí: Với cách gửi thư truyền thống, bạn sẽ phải mất một số tiền để có thể mua tem để gửi đến cho người nhận. Nhưng với các hình thức email, bạn sẽ không tốn bất kì một khoản phí nào cả. Việc của bạn chỉ là cần soạn thảo trên máy tính và gửi thư đi.
- Chứa nhiều dạng thông tin: Nếu như đối với thư tay, tất cả những gì bạn sẽ có thể gửi đi là thông tin chữ viết thì giờ đây, đối với email, bạn có thể đính kèm các loại tập tin riêng khác nhau từ hình ảnh, video đến các tệp âm thanh,…
- Tính bảo mật cao: Mỗi một địa chỉ email đều sẽ luôn có một mật khẩu riêng do các chính chủ sở hữu đặt ra. Do đó, chỉ khi bạn có mật khẩu thì bạn mới có thể vào đăng nhập email, nếu như không thì bạn sẽ không thể vào và thực hiện xem bất kì thông tin gì.
Nhược điểm của email
- Có thể chứa virus: Có rất nhiều những bức thư có thể chứa các tệp tin có virus, người dùng cũng cần cẩn trọng khi mở các tệp email từ những người bạn không biết hoặc khi yêu cầu thực hiện tải xuống tệp đính kèm để tránh bị dính virus.
- Gây hiểu lầm: Vì các loại email không thể hiện lời nói hay bộc lộ được cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp phù hợp của người gửi.
- Quảng cáo làm phiền: Người dùng sẽ thường bị các tin nhắn spam, quảng cáo và làm phiền hoặc bị mất các thư quan trọng bởi thư rác. Bạn cũng nên tìm hiểu cách chặn tin nhắn rác nếu như bạn không muốn bị chúng gây khó chịu.
- Giới hạn lưu trữ: Đa phần đối với các dịch vụ email miễn phí đều bị giới hạn về dung lượng lưu trữ, dẫn đến việc bạn cũng có thể không nhận được hoặc buộc phải thực hiện xóa những thư quan trọng do hộp thư đến đã đầy.
Dịch vụ email trả phí có khác gì với email miễn phí?
| Email miễn phí | Email trả phí | |
|---|---|---|
| Chi phí | Miễn phí | Mất phí |
| Đối tượng sử dụng | Cá nhân | Doanh nghiệp |
| Quyền riêng tư | Bảo mật khá thấp, email bị chèn quảng cáo. | Bảo mật cực cao, email không bị chèn quảng cáo. |
| Kiểm soát spam | Có khả năng dễ bị rơi vào mục spam nếu gửi mail quá nhiều cho các khách hàng, đối tác. | Email sẽ rất ít khi bị rơi vào mục spam. |
| Thống kê | Không hỗ trợ | Thống kê về tỉ lệ mở mail, danh sách email, Mail spam,.. |
| Tốc độ gửi | Tốc độ gửi khá chậm hơn so với mail trả phí, có số lượng mail được gửi tối đa trong ngày. | Tốc độ gửi mail cực nhanh, số lượng mail tối đa được gửi rất lớn tùy thuộc vào loại gói email khách hàng mua. |
| Tên miền | Tên miền thuộc về các nhà cung cấp dịch vụ. | Đuôi email là phần tên doanh nghiệp. |
Email có phải chính là Gmail không?
Email là một kiểu phương thức trao đổi thư kỹ thuật số giữa những người sử dụng thông qua các thiết bị điện tử, còn Gmail là một trong những loại dịch vụ email được cung cấp bởi Google.
Email thực hiện gửi thư kỹ thuật số thông qua mạng truyền thông như Internet. Gmail là một dạng của client email, cung cấp thêm rất nhiều tính năng như nhắc nhở email, lọc các loại spam, quét virus và một số tính năng khác.
Tìm hiểu thêm về một số thuật ngữ phổ biến trong email
Bcc, Cc trong email là gì?
- CC: Cho phép gửi email cho cả một người khác mà người đó sẽ không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Ví dụ, các bạn có thể gửi email đến cho A và “CC” sang cho bên B và C. Mặc dù email này được gửi trực tiếp cho bên A nhưng B và C cũng sẽ nhận được một bản sao chép của email. Tất cả những người nhận được thư gồm (A, B và C) đều có thể nhìn thấy các địa chỉ email của nhau.
- BCC (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng những người nhận hoàn toàn bí mật. Những người nhận thư theo kiểu gửi BCC sẽ nhận được email nhưng sẽ không thấy những ai cũng nhận được bản sao của bức thư đó.
Mail server là gì?
Mail Server chính là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng để thực hiện gửi và nhận thư trên Internet. Mail Server có các vai trò giống như một bưu cục, là một trung tâm về dữ liệu, lưu trữ và truy xuất thông tin trên Internet. Mail của bạn riêng được gửi trước khi đến hộp thư email của mỗi người nhận thì nó đều phải qua mail server.
Spam mail (email spam) là gì?
Spam mail (Thư rác) chính là các thư điện tử vô bổ, thường sẽ có chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ, chất lượng cũng thường rất thấp.
Có một số các spam email có nội dung lừa đảo, dụ dỗ để cung cấp thông tin cá nhân mã số thẻ tín dụng. Hoặc chứa đựng một đường link chứa mã độc cực kỳ nguy hại đến máy tính của bạn.
Subject là gì với email?
Subject chính là một tiêu đề hay chủ đề của email. Subject có thể chứa một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của cả bức thư, người nhận cũng có thể thông qua chủ đề để biết các thông tin chính của thư mà không cần đọc toàn bộ nội dung.
Resend Email là gì?
Resend Email được hiểu có nghĩa là gửi lại email một lần nữa. Đôi khi ngay trong quá trình gửi email có thể xảy ra trường hợp mà các đường truyền Internet bị lỗi, bị gián đoạn nên bạn sẽ không thể gửi email đi được. Kết quả là người nhận sẽ không thấy email của bạn nên cần gửi lại.
Cũng có khi mà người nhận đã bị lạc mất hoặc vô tình xóa đi email của bạn nên họ yêu cầu bạn Resend Email.
Push mail là gì?
Push email chính là một phương pháp nhận email bằng cách thực hiện sử dụng một hệ thống tự động chuyển tiếp email đến cả một thiết bị di động được cấu hình sẵn thay vì muốn người dùng phải check hộp thư theo cách thủ công như là trước đây. Thiết bị di động riêng này làm việc bằng cách giữ một kết nối để hoạt động mở với máy chủ để các máy chủ cũng có thể thông báo cho các thiết bị di động ngay lập tức khi email mới đã đến.
Các từ viết tắt tiếng Anh sử dụng trong email
- Btw: viết tắt của cụm từ by the way, có nghĩa đó là nhân tiện, tiện thể. Btw cũng thường được dùng ở cuối email để hỏi thêm thông tin.
- Re: là viết tắt của từ reply, có nghĩa là hồi âm. Từ này có thể được dùng khi thư là hồi âm của người mà bạn đã gửi đi email trước đó. Tức là người nhận đã đọc được email của bạn rồi nhấn vào phần Reply để trả lời thư mà không cần soạn lại một email mới.
- Fyi: là viết tắt của toàn cụm từ for your information, có nghĩa chính là để/cho bạn biết rằng. Fyi dùng ở đầu e-mail khi mà nhiều người gửi muốn gửi cho người nhận tất cả những thông tin mà họ đang cần.
- Fwd: là viết tắt của từ tiếng Anh forward, có nghĩa là chuyển tiếp. Forward một email là một hình thức chuyển các bức thư nhận đã được từ người khác đến hộp thư thứ ba.
Cách đăng ký, cách để tạo một tài khoản email miễn phí
Cách đăng ký, tạo một tài khoản Gmail
- Bước 1: Truy cập vào để tạo tài khoản Google và nhập vào các thông tin cần thiết.
- Bước 2: Nhập các thông tin riêng của cá nhân.
- Bước 3: Xác minh lại dãy số điện thoại.
- Bước 4: Đồng ý với toàn bộ các điều khoản.
Cách đăng ký, tạo một tài khoản Outlook
Outlook chính là một sản phẩm của Microsoft và hiện đang ngày càng hoàn thiện mình hơn để có thể tạo ra một hộp thư điện tử cực kỳ đáng sử dụng cho người dùng. Cách đăng ký cũng tương tự Gmail.
Cách đăng ký, tạo một tài khoản Yahoo Mail
Yahoo Mail chính là một cái tên được phát triển rất sớm, đây từng là một cái tên cực lớn của thập kỷ trước khi có số lượng người dùng rất đông đảo. Tuy hiện nay đã được mua lại nhưng bạn vẫn có thể đăng ký Yahoo tương tự trên và sử dụng một cách bình thường.
Cách tạo một tài khoản iCloud Mail
iCloud Mail chính là một hộp thư điện tử dành riêng cho những người dùng nhà Apple. Khi bạn tạo được một ID Apple thì đồng thời bạn cũng sẽ có thể được yêu cầu tạo ngay cả một tài khoản iCloud cho mình để liên kết với ID Apple.
Mẹo sử dụng dịch vụ email hiệu quả
Địa chỉ email chuyên nghiệp
Tên email của bạn cũng giống như bộ mặt của chúng ta vậy. Muốn có thể khiến cho người khác tin tưởng thì điều đầu tiên cần phải chú ý làm là đặt tên email thật chuyên nghiệp. Tên email càng chuyên nghiệp sẽ khiến người nhận có ấn tượng cực tốt ngay từ lần đầu tiên. Và với những email nào có tên chuyên nghiệp, tỷ lệ người nhận chọn đọc email của bạn là rất cao.
Hãy tránh khi muốn đặt tên những email có phần “trẻ con” như kiểu là ví dụ tên email pegauxinh@gmail.com, changtraichungtinhs@gmail.com, cuncondethuong@yahoo.com…
Đặt tiêu đề rõ ràng, súc tích
Bạn nên chọn đặt tiêu đề cho email của mình thay vì để trống đi chúng, các email không có đủ tiêu đề thường dễ bị người nhận bỏ qua trong khi kiểm tra hộp thư. Tiêu đề của một email cần ngắn gọn, khái quát đúng nội dung chính của thư gửi đi, tránh lan man dài dòng, không đi vào trọng tâm
Đọc và chỉnh sửa lại email trước khi gửi
Bạn nên chú ý tập thói quen đọc lại toàn bộ email trước khi gửi đi. Việc thực hiện kiểm tra lại email tuy mất thời gian nhưng sẽ có thể giúp bạn rất nhiều điều như sửa lỗi chính tả; chỉnh lại được các câu văn, đoạn văn dài dòng, khó hiểu; kiểm tra thêm tên người nhận, file đính kèm có đúng không,…
Chuyên nghiệp với những lời chào
Cần tránh mở đầu những bức email bằng những lời chào thiếu sự chuyên nghiệp ví dụ như: hi u, tao nek, chào người anh em, hhello em,…
Chúng ta cũng cần những lời chào lịch sự, phù hợp cho từng đối tượng khác nhau như khách hàng, các đối tác, bạn bè, thầy cô,.. như: Kính gửi, Thân gửi,…
Cẩn thận với các đính kèm cùng các đường dẫn lạ
Cần tránh việc mở ngay các file đính kèm trên thư điện tử khi mà các bạn không thật sự biết chúng là gì. Nếu không thì nguy cơ làm cho thiết bị của bạn bị nhiễm virus là rất cao.
Nên cẩn trọng nhất với những email liên quan đến ngân hàng, dịch vụ và thanh toán online của bạn vì hiện nay có rất nhiều đối tượng thực hiện lừa đảo qua email. Điều này sẽ có thể sẽ mất chút thời gian nhưng lại có thể an toàn cho bạn về sau.
Trên đây chính là tổng hợp các thông tin chi tiết liên quan đến email là gì. Hy vọng với những thông tin chia sẻ này, bạn đã có thêm cho mình thật nhiều cập nhật hữu ích để sử dụng phương tiện theo một cách hiệu quả, an toàn hơn.