Dashboard có lẽ đã không còn là một thuật ngữ quá xa lạ, đây chính là một phần không thể thiếu khi trong doanh nghiệp. Nếu như bạn đang tìm hiểu thông tin Dashboard là gì, cách thức hoạt động, vai trò của các Dashboard thì chắc chắn không nên bỏ qua bài viết sau đây.
Dashboard là gì?
Định nghĩa
Dashboard chính là công cụ dùng để quản lý thông tin và để kinh doanh thông minh. Đây là một bảng điều khiển kỹ thuật thường dùng để thu thập và tổng hợp toàn bộ dữ liệu của cả một doanh nghiệp. Thông qua dashboard doanh nghiệp có thể biết được chính xác và có cái nhìn tổng quan về sự năng suất các bộ phận trong công ty và kịp thời nắm bắt được xu hướng trên các trang.
Business Dashboard là gì?
Business Dashboard là một công cụ báo cáo mà hầu hết các doanh nghiệp nào cũng đang sở hữu. Công cụ này giúp cho các doanh nghiệp có thể theo dõi các số liệu kinh doanh cực kỳ quan trọng, đồng thời báo cáo cho các bên liên quan.
Những dữ liệu mà các Business Dashboard cung cấp không chỉ truyền tải các dữ liệu thông thường, nó còn giúp doanh nghiệp có thể biết được tiến trình hoạt động hay người chịu trách nhiệm ngay trong một chiến dịch. Thông qua Business Dashboard các chủ doanh nghiệp có thể nhìn thấy và theo dõi được tất cả các dữ liệu quan trọng để có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn.
Mục đích sử dụng Dashboard
- Phân tích Ad hoc (Ad hoc Analysis)
Để khám phá được các điểm bất thường trong dữ liệu (nơi ẩn chứa insights cho doanh nghiệp), bạn cần sử dụng đến các “Ad hoc analysis”. Việc này sẽ đặc biệt hữu ích khi bạn đang có nhu cầu bất kỳ và muốn nhanh chóng viết truy vấn (queries) hay là hiểu dữ liệu đang nói gì thông qua các biểu đồ minh họa. Bạn chính là người dùng duy nhất của các Dashboard này và sẽ đi kèm theo một hướng dẫn để có thể đảm bảo người dùng hiểu cách đọc chúng nếu nó được chia sẻ cùng với những người dùng khác.
- Lên kế hoạch và thực hiện xây dựng chiến lược (strategic planning):
Để ra được quyết định tốt và quan trọng nhất cho những dự án có quy mô lớn hoặc cần tới nhiều dữ liệu trong quá khứ, người sử dụng cần phải cần đến Strategic dashboard. Dashboard này cũng kết hợp nhiều lát cắt về doanh nghiệp, cho chúng ta có thể thấy bức tranh tổng quan về tình hình vận hành của các doanh nghiệp và đưa ra so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Trong khuôn khổ một dự án/quyết định cụ thể, người ta sẽ chọn sử dụng loại dashboard này.
- Hỗ trợ việc ra các quyết định hàng ngày (ongoing decision support):
Để hỗ trợ được các quyết định sẽ diễn ra hàng ngày, mọi người cũng thường sẽ ứng dụng các dashboard một cách nhiều nhất (ví dụ như nền viết thêm các nội dung nào để convert khách hàng tốt nhất?…). Dữ liệu ở trong dashboard này và thường xuyên được cập nhật và thay đổi theo các thời gian thực, do đó hỗ trợ phù hợp rất đắc lực cho quá trình đưa ra các quyết định ngay lập tức trong ngày.
KPI Dashboard là gì?
KPI Dashboard là các Key Performance Indicator Dashboard, là một bảng chỉ số kết quả trọng yếu. Đây là công cụ biểu diễn một cách khá trực quan các kết quả quan trọng trong chiến lược kinh doanh phù hợp của một doanh nghiệp. Nhờ có nó, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng có thể điều chỉnh và vận hành dự án cho phù hợp.
Thông tin trong KPI của Dashboard được lấy từ nhiều nguồn như là ERP, CRM, DMS,…sau đó được trả về trong một báo cáo về tập trung. Từ đó, những thông tin cần được quan tâm cũng sẽ được làm nổi bật. Những biểu đồ trong Dashboard sẽ được thiết kế trực quan và sinh động rất dễ để theo dõi.
Project Dashboard là gì?
Project Dashboard là một công cụ rất cần thiết đối với người quản lý, với người lãnh đạo. Nó tương tự với KPI Dashboard, Project Dashboard cũng sẽ giúp theo dõi những mục tiêu riêng hữu hình của một chiến dịch. Những dữ liệu này sẽ chủ yếu liên quan đến ngân sách, tiến độ cần để hoàn thành của dự án.
Công cụ này sẽ tóm tắt thông tin đầy đủ và trình bày lại một cách dễ hiểu về phần tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Những thông tin mà nó đang đem lại giúp người quản lý, người lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chính xác trong kinh doanh.
Thông tin Dashboard mang lại gồm những gì?
Những thông tin mà các Dashboard mang đến thường liên quan đến nhiều hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, những thông tin này thường rất dễ hiểu, ngắn gọn và chỉ chứa đựng những từ khóa quan trọng. Người quản lý hay các chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi được tình hình của doanh nghiệp, đưa ra những đánh giá và giúp tình hình kinh tế của doanh nghiệp phát triển.
Các thông tin, dữ liệu và các Dashboard mang lại không chỉ là những tình hình trong quá khứ hay hiện tại mà còn có các chỉ số dự đoán phù hợp trong tương lai. Những dữ liệu này thường còn được thể hiện qua các đồ thị đa chiều, giúp cho việc so sánh và theo dõi tình hình kinh doanh có thể được tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Sự khác biệt của Dashboard so với báo cáo truyền thống
Báo cáo truyền thống chính là những tài liệu tĩnh được lưu trữ ở dạng văn bản và cả bảng biểu nên chỉ thể hiện tại một thời điểm nhất định. Mẫu báo cáo này sẽ thường có thiết kế dài và nhiều trang. Trong khi đó, các Dashboard cho phép cập nhật về thời gian và dữ liệu khi cần. Tất cả các loại thông tin trong Dashboard được trình bày ngắn gọn, súc tích chỉ có trên một trang duy nhất.
| Báo cáo truyền thống | Báo cáo bằng Dashboard | |
| Định nghĩa | Các tài liệu tĩnh hiện có chứa dữ liệu ở dạng văn bản và bảng biểu đã được gọi là báo cáo truyền thống | Báo cáo dashboard chính là công cụ trực quan hóa dữ liệu có thể được tùy chỉnh và được sắp xếp để hiển thị số liệu, dữ liệu và KPI cụ thể |
| Thiết kế | Thường sẽ được trình bày dưới dạng bảng biểu, có nhiều trang và dung lượng cũng khá dài. Đôi lúc bao gồm cả các đồ thị tròn hoặc là dạng đồ thị thanh trong báo cáo | Thông tin thường thì sẽ được trình bày để tất cả các thông tin đều chỉ có được nằm trên 1 trang, mục đích để người đọc sẽ dễ dàng có thể nắm được thông tin |
| Ưu điểm | Hiển thị các thông tin một cách chi tiết, đi kèm là việc phân tích chuyên sâu | Hiển thị thông tin phù hợp theo một cách tối giản sao cho người xem có thể được dễ dàng nắm bắt |
| Nhược điểm | Không thể tùy chỉnh và có khó khăn trong việc sửa đổi. Chỉ phù hợp nhất với những thông số cố định | Dễ dàng thay đổi. Phù hợp nhất với những thông số luôn biến đổi. Phổ biến dần cùng với công nghệ phân tích thông minh |
Cách thức Dashboard hoạt động
- Được thúc đẩy bởi câu hỏi kinh doanh: Thông qua các Dashboard những câu hỏi liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có câu trả lời chính xác. Những thông tin và các dữ liệu trong Dashboard được trình bày rõ ràng sẽ giúp người quản lý tiếp nhận và phân tích dữ liệu được nhanh chóng.
- Tập trung vào việc trình bày các dữ liệu vận hành và phân tích: Những dữ liệu sẽ được tổng hợp và thống kê phù hợp với việc theo dõi và có đánh giá của người quản lý. Với việc trình bày thật sự rõ ràng, có thể tùy chỉnh được của Dashboard để giúp người quản lý đưa ra được những quyết định thêm chính xác cho từng giai đoạn của chiến dịch.
- Trình bày trực quan hóa các dữ liệu tương tác: Dữ liệu đã được trình bày dưới dạng biểu đồ, bảng biển giúp việc theo dõi cả tiến trình hoạt động được rõ ràng và cụ thể. Tùy vào những dữ liệu bạn muốn xem mà có thể tùy chọn cho phù hợp. Những biểu đồ riêng rất trực quan, giúp việc phân tích và đánh giá của quản lý được dễ dàng hơn.
Vai trò của Dashboard phù hợp đối với doanh nghiệp
Theo dõi nhiều KPI và các chỉ số cùng một lúc
Việc tổng hợp được đầy đủ tất cả các thông tin và thống kê lại theo cùng đúng thời gian thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian theo dõi và để phân tích dữ liệu. Chỉ với tất cả những thao tác đơn giản, quản lý có thể nắm tiến độ làm việc của các loại bộ phận. Đồng thời, các chỉ số mà Dashboard được mang đến cũng giúp quản lý nhận thức được mức độ hiệu quả phù hợp của một chiến dịch truyền thông.
Trình bày số liệu được trực quan và dễ hiểu hơn
Dashboard trình bày các loại dữ liệu bằng các bảng biểu và biểu đồ có tính trực quan hoá khá cao. Những bảng biểu như thế này được đa dạng màu sắc và biểu tượng, giúp cho những dữ liệu quan trọng được nổi bật hơn. Nhờ vậy, những thông tin rất cần thiết được người đọc Dashboard chú trọng hơn.
Tất cả các loại biểu đồ và bảng biểu cũng được trình bày trong cùng một trang, nhờ vậy nên việc phân tích các báo cáo được dễ dàng hơn khi bạn có thể theo dõi cùng lúc. Với tất cả những biểu đồ quen thuộc và có thể tùy chỉnh để có thể xem được những thông tin theo mong muốn mà công việc đọc hiểu báo cáo được đơn giản hơn.
Hỗ trợ các tính năng chia sẻ và cộng tác
Việc có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác ở trên Dashboard rất được doanh nghiệp chọn ưu tiên sử dụng. Nó giúp tất cả các nhân viên của riêng từng bộ phận có thể vào theo dõi và cập nhật các dữ liệu, nhờ vậy mà báo cáo tổng sẽ được hoàn thiện hơn.
Có thể dễ dàng chia sẻ thông tin thông qua email, file in hoặc có thể truy cập trực tiếp bằng các link liên kết. Cấp đúng quyền xem và cùng chỉnh sửa khi sử dụng tính năng này để có thể tránh việc nhân việc vượt quá quyền trong Dashboard khiến cho các dữ liệu bị sai lệch.
Giúp cho việc làm các báo cáo dễ dàng hơn
Làm báo cáo thường bằng Dashboard giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi các dữ liệu đã được tổng hợp lại ở chỉ một trang duy nhất. Với rất nhiều những dữ liệu được tổng hợp tự động những người làm báo cáo không còn phải thu thập, phân tích và thực hiện định dạng lại dữ liệu ở những lần sau.
Khi báo cáo trên các Dashboard bạn có quyền tùy chọn hiển thị cho những thông tin phù hợp và trình bày chúng theo những cách mà bạn muốn. Việc theo dõi và báo cáo trên Dashboard cũng được đơn giản hoá hơn khi tất cả những thông tin liên quan phù hợp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được các nhân viên đăng tải lên được tổng hợp chỉ trong cùng một trang.
Tối ưu hoá cho các thiết bị di động
Dashboard sẽ cho phép bạn thực hiện và theo dõi trên cả trên điện thoại và laptop. Nhờ vậy, bạn có thể theo dõi về thông tin mọi lúc, mọi nơi và thông tin cũng được nhanh chóng phân tích, cập nhật liên tục. Chỉ cần được cấp quyền truy cập vào trong Dashboard bạn có thể thao tác theo quyền hạn đã được cấp trước đó.
Những ưu điểm mà các Dashboard mang lại
Dashboard sẽ giúp việc quản lý thông tin, dữ liệu của các tổ chức doanh nghiệp có hệ thống rõ ràng và thông minh hơn. Nhờ đó, các quản lý biết được tình hình tổng quan phù hợp hiện tại của doanh nghiệp và đưa ra được những quyết định đúng đắn.
Thông qua Dashboard, bạn sẽ có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm báo cáo. Bởi vì, với những thao tác nhỏ ngoài lề hầu hết có thể được bỏ qua hoặc được hệ thống triển khai theo hướng hoàn toàn tự động. Ngoài ra, với những loại dữ liệu được tổng hợp, bạn cũng có thể lập được kế hoạch hoạt động kinh doanh với dự định trong tương lai.
Dashboard sẽ được thiết kế trực quan, đa dạng và cực kỳ bắt mắt nhờ vậy mà không gây nhàm chán cho người theo dõi. Phần lớn với các dữ liệu được tổng hợp thành biểu đồ và với các bảng biểu nhờ đó người quản lý theo dõi tình hình được thuận tiện hơn.
Việc cho phép có tùy chọn, tùy chỉnh thông tin, dữ liệu cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp vừa tiện theo dõi vừa tiết kiệm được thời gian để lọc những thông tin quan trọng. Sự tự động hóa của các Dashboard đảm bảo tính chính xác và rút ngắn được nhiều thời gian.
3 nguyên tắc vàng khi muốn lập Dashboard
Less is Better – Nguyên tắc quan trọng nhất
Nguyên tắc quan trọng nhất hiện bạn luôn luôn phải nhớ khi lập Dashboard là các thông tin chỉ cần vừa đủ, không cần quá nhiều. Thông thường thì người quản lý thường mong muốn báo cáo thường phải thật chi tiết, thật đầy đủ. Tuy nhiên, để phân tích được một vấn đề chỉ cần bạn có đủ thông tin để xử lý là được.
Thay vì phải tốn thời gian để đưa tất cả dữ liệu vào Dashboard, thì các bạn nên nắm nhanh qua tình hình của doanh nghiệp và đưa ra được những thông tin cần thiết vào báo cáo. Việc bạn chắt lọc thông tin khi lập Dashboard giúp biểu đồ sẽ được hình thành chính xác và đầy đủ hơn.
Xác định được đúng đối tượng khách hàng
Với vị trí là những người lập báo cáo, bạn sẽ cần quan tâm đến người đọc báo cáo đó là ai. Khi bạn đã biết đúng đối tượng thì các báo cáo của bạn được lập ra mới có ý nghĩa. Với mỗi một đối tượng khác nhau, thông tin và cách thức trình bày cũng sẽ có sự khác biệt. Đây là bước quyết định được việc người đọc có muốn xem lại lần hai báo cáo của các bạn hay không.
Đưa ra nhận xét, phân tích thực hiện đi kèm khung cảnh
Một báo cáo sẽ chỉ có bảng biểu và đồ thị là chưa đủ, những nhận xét, đánh giá phù hợp dựa trên suy nghĩ của người lập cần được đưa vào để có thể tăng độ hiệu quả cho báo cáo. Là một người lập báo cáo, thì bạn cũng là người có thể hiểu rõ nhất các số liệu, vậy nên, việc các bạn cho thêm nhận xét, phân tích của chính mình vào giúp Dashboard có giá trị hơn.
Mẫu Data Dashboard và các loại Metrics cho marketing và Sale
Việc quyết định được những KPI và chỉ số nào cần theo dõi trên các trang Data Dashboard là một phần quan trọng trong công việc thiết kế trang Dashboard trong tổ chức. Các trang Dashboard mà bạn cần phải được xây dựng dựa trên mục đích chính là đáp ứng trực tiếp nhu cầu của các phòng ban và doanh nghiệp.
Tính linh hoạt của các trang Dashboard giúp chúng hữu ích cho bất kỳ một ngành và bộ phận nào, như là: giám đốc điều hành, bán hàng, tiếp thị, truyền thông về xã hội, SaaS, phát triển, cung cấp, trung tâm các cuộc gọi và chăm sóc sức khỏe.
Marketing Dashboards
Cho dù các bạn đang tìm cách theo dõi hiệu suất Marketing, lưu lượng của truy cập SEO hay tăng trưởng trên mạng xã hội của mình, việc thiết lập được các chỉ số tiếp thị và KPI có thể đo lường sẽ có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu mà trong mỗi giai đoạn đề ra.
Vì vậy nên các bộ phận Marketing hoạt động trên nhiều kênh khác nhau, nên có các nhóm Marketing phải chủ động theo dõi tiến độ và có hiệu suất trong thời gian thực bằng các loại chỉ số thực tế. Khi lựa chọn các chỉ số Marketing phù hợp, bạn nên
- Lưu ý các kênh mà các bạn đang sử dụng và ai sẽ sử dụng những dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh.
- Các loại chỉ số riêng mà bạn muốn theo dõi sẽ khác nhau đối với từng loại vai trò khác nhau. (VD: Các giám đốc điều hành cũng sẽ muốn xem tổng quan cho tất cả các thành phần kênh Marketing, trong khi các nhà quản lý hiện sẽ muốn đi sâu vào các chỉ số để có thể nắm rõ hơn về hiệu suất hàng ngày)
Sales Dashboards
Để giữ cho toàn bộ đội sales hoạt động hiệu quả nhất có thể, các thành phần doanh nghiệp cần phải xây dựng một văn hóa trong các doanh nghiệp hướng đến dữ liệu, bằng việcthực hiện chia sẻ chỉ số hiệu suất và chỉ số cho kinh doanh phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Dashboard điều hành
Data dashboard chính là một công cụ vô cùng mạnh mẽ cho các nhà điều hành bởi vì chính nó sẽ tổng hợp các dữ liệu phức tạp và cũng trình bày nó ở dạng dễ hiểu nhất. Đối với hầu hết các nhà điều hành, bảng data dashboard cho phép họ theo dõi, giám sát và thực hiện quản lý các chỉ số quan trọng doanh nghiệp.
Hi vọng qua bài viết này bạn đọc đã có cái nhìn tổng quan hơn về Dashboard, hiểu được Dashboard là gì và cách hoạt động cũng như là những kiến thức cơ bản về Dashboard mà người dùng cần nắm.