Ngày nay, khi chúng ta sử dụng mạng xã hội thì sẽ thường hay bắt gặp từ Admin hay còn có thể được gọi là quản trị viên. Những người này có các nhiệm vụ điều phối các hoạt động về hành chính và về văn phòng tại một doanh nghiệp. Tùy vào từng các vị trí cụ thể mà công việc của các nhân viên Admin cũng sẽ có sự khác biệt. Vậy bạn đã thật sự có thể hiểu rõ về vị trí Admin này chưa? Để có thể biết được admin là gì và công việc này có gì thú vị thì hãy tìm hiểu ngay trong bài viết sau.
Admin là gì? Công việc chính là gì?
Admin là một từ viết tắt của từ Administrator chính là ý nghĩa người quản trị hay còn được gọi thuần Việt là quản trị viên. Họ là người nắm trong tay quyền cao nhất về quản lý các địa chỉ nền tảng trực tuyến của công ty như website, facebook, diễn đàn. Ngoài ra thì ở trong kinh doanh còn có vị trí là sale admin tức là vị trí trợ lý kinh doanh.
Nhân viên Admin chính là những người làm quản trị và điều khiển được tất cả các hoạt động của tại một phòng ban hay một cơ quan nào đó. Những người vị trí này thường nắm các vị trí cao trong công ty như là vị trí trưởng phòng hay trợ lý của một tổng giám đốc. Vị trí này cũng sẽ nắm trong tay một số quyền hạn và cũng có tiếng nói đối với các thành viên trong công ty.
Sau khi đã có thể hiểu sơ lược về khái niệm của Admin, chúng ta sẽ có thể cùng tiếp tục tìm hiểu rõ hơn công việc Admin là gì. Cụ thể hơn đó là trong phần này ta sẽ tìm hiểu những nghiệp vụ cực kỳ cơ bản mà một nhân viên Admin thường làm:
- Thực hiện các nhiệm vụ sắp xếp và lên lịch cho toàn bộ những cuộc họp, sự kiện trong công ty.
- Đặt các địa chỉ văn phòng phẩm và những vật tư cần thiết cho các phòng ban.
- Lập báo cáo về chi tiêu hàng tháng sau đó gửi đến quản lý.
- Là bộ phận tiếp nhận cũng như thực hiện phân loại thư đã gửi đến công ty.
- Lưu trữ hồ sơ của các nhân viên và bảo quản.
- Sắp xếp và quản lý nhiều bộ hồ sơ của khách hàng.
- Đảm nhiệm một vai trò trong lưu trữ và in các tài liệu cần thiết khi có những khu vực sự kiện, cuộc họp quan trọng tại công ty.
- Tiếp nhận được một cuộc gọi và chuyển hướng đến phòng ban có các nhiệm vụ giải quyết vấn đề.
- Tổ chức hoạt động như là hoạt động du lịch, team building, v.v.
- Cập nhật tình hình của các nhân viên công ty, chính sách công ty, tiến độ công việc.
Những vị trí đảm nhận công việc Admin phổ biến hiện nay
Công việc của một Admin hiện nay rất đa dạng và được phân chia vào các loại vị trí khác nhau. Mỗi vị trí sẽ đảm nhận cho mình một công việc sao cho phù hợp. Theo thống kê nhìn chung thì có 5 vị trí phổ biến liên quan đến việc làm Nhân viên Admin ví dụ như sau:
Admin văn phòng
Admin văn phòng chính là vị trí mà những người quản lý văn phòng, hành chính tại mỗi doanh nghiệp. Mỗi công ty đều có cho mình một bộ phận về hành chính nhân sự và nhân viên Admin chính là một bộ phận nằm trong đó.
Tùy vào từng công ty mà cũng có thể có vị trí Admin văn phòng hoặc là không. Khi không có một Admin văn phòng thì nhân sự chính là do những người đảm nhiệm thêm công việc này.
Các Admin của văn phòng sẽ đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau nhưng về đa số đều liên quan đến các giấy tờ của công ty, các loại văn bản hành chính, soạn thảo hợp đồng, quản lý cho các văn phòng làm việc và một số công việc phát sinh kiểu khác liên quan đến môi trường văn phòng. Thường thì các công việc này sẽ liên quan đến các hợp đồng và các chính sách.
Sales Admin
Sale Admin hay hiện nay còn được biết đến ở một chức vụ khác đó cũng chính là thư ký kinh doanh hay trợ lý kinh doanh. Các Sale Admin hiện đang có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận khác để có thể hỗ trợ cho việc bán hàng và thúc đẩy được sự gia tăng doanh số tại công ty.
Lúc này, các Sale Admin hiện tại sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tăng doanh thu cho công việc kinh doanh. Họ sẽ làm các công việc về việc thảo luận và báo cáo vấn đề về doanh số cũng như là về tình hình kinh doanh tại doanh nghiệp. Các Sale Admin hiện tại sẽ nhận chỉ đạo trực tiếp từ các trưởng bộ phận và từ giám đốc kinh doanh.
Các công việc chính của các Sales Admin sẽ là:
- Quản lý và soạn thảo được các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động về kinh doanh của doanh nghiệp: Làm các hợp đồng, báo giá, các thư chào hàng…
- Xử lý về các công việc liên quan đến nhập hàng, quản lý hồ sơ của khách hàng.
- Giải quyết và thực hiện thu thập các phản hồi của khách hàng trên các loại phương tiện truyền thông như các diễn đàn, website, mạng xã hội,…
- Hỗ trợ thực hiện các hoạt động bán hàng như thuyết phục khách hàng thực hiện mua dịch vụ, tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ mà các doanh nghiệp cung cấp, hoàn tất các loại thủ tục đăng ký, ký kết hợp đồng và nhận thanh toán.
Admin Facebook
Đây chính là những người đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc quản trị fanpage hay các group Facebook. Thông thường các fanpage và các group được tạo ra để hướng đến nhiều các đối tượng khác nhau nhằm thu hút tương tác và các lượt tiếp cận page mình với mục đích giải trí hoặc mua bán kinh doanh sẽ tùy vào nhu cầu của Admin tạo ra fanpage đó.
Admin Facebook chính là người tạo ra các fanpage, groups và những người này có tất cả quyền hạn đối với một cái group, fanpage mà họ tạo ra. Thường sẽ là các fanpage, group được tạo ra để nhằm hướng nhiều đối tượng khác nhau, nhằm thu hút được lượng tiếp cận, tương tác và cũng sẽ là để giải trí hay mua bán kinh doanh tùy theo mục đích của các admin tạo ra.
Các admin có thể phân quyền thành bậc thứ cấp cho các thành viên trong đội ngũ quản trị riêng của họ như admin, mod, smod,…Thường các admin của page sẽ có quyền tối cao nhất trong một trang diễn đàn, blog nên họ sẽ chọn lọc nội dung của người để đăng, có quyền đánh dấu spam và xóa bỏ các bài đăng, cũng có quyền khóa tài khoản người đăng một cách vĩnh viễn.
Ngoài các dạng admin kể ra phổ biến trên còn có một admin mà mọi người thường gặp phải ở ngay trên các trang tuyển dụng như admin ở trong công ty hay là sales admin, đó chỉ là một trợ lý hay nhân viên kinh doanh là người làm các nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện hoạt động bán hàng này của một công ty. Quyền hạn của họ thường sẽ thấp và là vị trí sẽ dưới quyền các sếp của công ty.
Admin Website
Cũng giống như là một Admin facebook, Admin website sẽ chịu trách nhiệm làm việc điều phối và kiểm soát các chương trình hoạt động trong địa chỉ một website. Họ sẽ là người sử dụng những thông tin và dữ liệu phân tích website ở một thời điểm phù hợp nào đó để đưa ra một chiến lược phù hợp cùng với định hướng phát triển nội dung website.
Admin của riêng một website có thể được giao cho cả 1 hoặc nhiều người đảm nhiệm tùy thuộc vào mục đích sử dụng phù hợp của người tạo ra website đó. Bên cạnh đó, admin thì cũng có thể phân quyền sử dụng cho những người khác.
Hiện nay, các trang website sẽ được một đội ngũ admin quản lý để kiểm soát được tình trạng hoạt động thường xuyên và kịp thời thực hiện ứng biến với những vấn đề thay đổi. Đồng thời có thể đưa ra các giải pháp để phát triển website được tốt hơn.
Đối với các admin một website thì người đó nắm giữ quyền hạn cấp cao nhất đối với website đó. Admin web có thể chỉ là 1 người hay có thể nhiều người tùy theo mục đích phù hợp của người tạo ra và phân quyền sử dụng cho các người khác.
Admin ở đây sẽ hay thường được gọi là quản trị viên website cho phép để điều phối và kiểm soát tất cả quy trình hoạt động của một website hay là sử dụng những thông tin số liệu phân tích của website phù hợp tại thời điểm nào đó để có thể lựa chọn chiến lược làm việc phù hợp, hay định hướng nội dung cho website phát triển.
Hiện nay nhiều trang website sẽ đều có đội ngũ admin quản lý để kiểm soát tình trạng các hoạt động của website, cũng như ứng biến những vấn đề riêng về thay đổi website, đưa ra được các giải pháp và phát triển website tốt hơn.
Admin diễn đàn
Đây là người đã chịu trách nhiệm quản lý một diễn đàn hay một blog riêng nào đó. Công việc của họ là kiểm duyệt nội dung do các thành viên đăng tải trên các trang của họ. Admin làm việc ở các diễn đàn thường sẽ tương tác nhiều với những thành viên ở trong một diễn đàn và sẽ luôn xuất hiện dưới danh nghĩa của một admin.
Ở các diễn đàn, forum hay là đối với các blog cộng đồng là nơi bạn có thể thấy admin hoạt động nhiều nhất. Họ là người quản lý cho một cái diễn đàn, blog và có quyền hạn cấp cao nhất trên đó, họ sẽ kiểm duyệt nội dung mà các thành viên nơi này đăng tải trên trang của họ.
Quyền hạn và các nhiệm vụ của một Admin
Đối với Admin văn phòng
Admin văn phòng là người sẽ có quyền hạn cao nhất đối với một bộ phận của một tổ chức nào đó. Các quyết định của admin đã đặt ra đều bắt buộc nhân viên phải thực hiện. Song hành cùng với quyền hạn đó, họ cũng phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề phát sinh liên quan.
Đối với một admin website
Ngày nay, các Admin website sẽ là người đóng một vai trò khá quan trọng trong việc có thể đóng góp vào sự phát triển của các chủ sở hữu. Admin hiện nay có vai trò kiểm soát và quản trị quá trình thực hiện hoạt động của một website cũng như tối ưu chúng để các website được phát triển tốt hơn, mang lại được nhiều lợi ích cho chủ sở hữu.
Vơi thời đại công nghệ kỹ thuật số này thì admin một website có vai trò khá là quan trọng trong việc đóng góp sự phát triển của các chủ sở hữu. Admin hiện đang có vai trò quản trị, kiểm soát quá trình là việc hoạt động và tối ưu hóa website để có thể phát triển các website tốt hơn và mang lại lợi ích cấp tốt nhất cho chủ sở hữu ( doanh nghiệp / tổ chức / các cá nhân ).
Thông thường thì các admin web thường có nhiệm vụ như sau:
- Admin template (về cấu hình, giao diện web): Điều đầu tiên mà bạn cần phải có ở mỗi website là cái giao diện, cấu hình của trang web phải được thiết kế chuẩn mực, phù hợp nhất với từng lĩnh vực, tối ưu hóa người dùng. Một giao diện của website tốt sẽ người dùng đánh giá cực cao, ở trong website lâu hơn, tăng mức độ tiếp cận và tương tác. Thường thì mấy công việc sẽ liên quan đến lĩnh vực IT hay code nhiều hơn để viết các chương trình tự động hóa về các chức năng cần thiết của một website.
- Quản lý nội dung: Là một người quản trị cho các website, admin chính là người quản lý các nội dung hiển thị trên website, danh mục các loại sản phẩm/dịch vụ hay tin tức hình ảnh. Admin cũng sẽ có quyền hạn được tạo, sửa, xóa,… các nội dung phù hợp như thế này hoặc có thể phân quyền sử dụng cho những người dùng thấp hơn trong đội ngũ thực hiện quản trị. Thường thì các admin cũng sẽ có tối ưu hóa nội dung hiển thị bài trên website, xem xét các bài viết đúng chuẩn SEO hoặc loại bỏ nội dung không có chất lượng trên website của mình nhằm cải thiện cho website.
- Quản lý người dùng: Ở đây các quản trị viên sẽ kiểm soát đội ngũ nhân viên của chính mình trên hệ thống admin, theo dõi hoạt động của các địa chỉ tài khoản nhân viên người dùng thấp hơn. Admin cũng chính là người tạo và phân quyền cho chức vụ cho tài khoản nhân viên đó. Bên cạnh đó thì các admin là người có thể phê duyệt các tác vụ hay các bình luận của người dùng lên website để từ đó có thể thực hiện chọn lọc hay chặn các hành vi phá rối, gây hại nguy hiểm lên website của mình
- Theo dõi an ninh, bảo mật, các website: Ở bất kỳ nơi đâu thì an ninh bảo mật vẫn được người dùng đặt lên hàng đầu. Website cũng vậy, các quản trị viên sẽ kiểm soát tình trạng hoạt động một cách ổn định của một website, kiểm tra bảo mật về an ninh cũng như phòng chống malware có thể gây hại hay mã độc xâm nhập nhằm bảo vệ dữ liệu của web cũng như là các thông tin của khách hàng. Admin thường xuyên ddể theo dõi lưu lượng truy cập, các cánh để bảo của phần mềm và ứng phó khắc phục sự cố nhanh chóng.
Đối với Admin Facebook
Hiện nay, việc có thể tạo ra các fanpage Facebook tương đối dễ dàng và đã được nhiều người tiếp cận. Theo đó, các Admin cũng sẽ giữ vai trò quản lý các nội dung được người dùng đăng tải, cảnh báo các thành viên hay xóa các nội dung với các mục đích xấu hay những bình luận tiêu cực để có thể bảo vệ fanpage mà mình tạo ra.
Đối với Admin diễn đàn
Các Admin sẽ có thể phân quyền cho các thành viên trong đội ngũ thực hiện quản trị. Thông thường, Admin sẽ có quyền cấp cao nhất đối với một diễn đàn. Họ cũng sẽ là những người chọn lọc nội dung của người đăng và là người có quyền xóa bỏ bài đăng, đánh dấu là bài spam hoặc khóa tài khoản của người đăng bài.
Nhân viên Admin chính là người giữ vai trò quan trọng. Họ có nhiệm vụ quản lý về tất cả các bộ phận trong tổ chức. Họ vừa đảm nhiệm vụ là điều hành, vừa phát triển tổ chức theo hướng tích cực, đồng thời sẽ đảm bảo tổ chức hoạt động một cách an toàn nhất. Tất cả những loại công việc liên quan đến các hoạt động của các công ty, nhân viên hay phát triển tổ chức đều được thông qua những sự đồng ý của các quản trị viên.
Đối với các vị trí nhân viên Admin đảm nhiệm những nhiệm vụ liên quan mật thiết đến mạng xã hội thì họ sẽ chịu trách nhiệm quản lý các địa chỉ kênh truyền thông. Nhiệm vụ phù hợp của họ là theo dõi quá trình phát triển của kênh và tạo sức hút riêng biệt đối với các đối tượng độc giả cũng như khách hàng.
Những kỹ năng cần thiết cho quản trị viên
Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên Admin chính là những người đóng vai trò cầu nối giữa các địa chỉ phòng ban trong công ty với ban lãnh đạo. Bên cạnh đó họ cũng còn làm các công việc liên quan đến khách hàng như là tiếp đón, nhận cuộc gọi. Chính vì thế, kỹ năng để giao tiếp phù hợp rất cần thiết đối với các Sale Admin hay Admin văn phòng.
Các Admin cộng đồng phù hợp thì áp dụng kỹ năng này để truyền tải được các thông điệp đến với các thành viên.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đối với hầu hết các quản trị viên thì kỹ năng quản lý rất quan trọng vì đây sẽ chính là một phần công việc của họ. Ngoài việc quản lý ra thì họ cũng sẽ đảm nhiệm xử lý các vấn đề phát sinh trong toàn bộ quá trình làm việc của mình. Chính vì thế, kỹ năng để có thể quản lý và giải quyết vấn đề là rất cần thiết đối với một Admin.
Kỹ năng biết tổ chức, sắp xếp
Ngoài chức năng thực hiện quản lý, nhân viên Admin còn đảm nhận phụ trách được các tài liệu, giấy tờ, lưu trữ, tìm nguồn cung ứng, sổ sách, sổ kế toán,… Kỹ năng tổ chức và sắp xếp một cách hợp lý sẽ giúp cho các Admin có thể nhanh chóng có thể giải quyết công việc và tìm kiếm tài liệu khi cần thiết.
Bên cạnh việc biết cách sắp xếp giấy tờ, nhân viên Admin cần tổ chức và có thể sắp xếp hợp lý các kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên phù hợp của các nhiệm vụ để đảm bảo hoạt động được có thể diễn ra một cách suôn sẻ.
Hy vọng rằng những thông tin trên đây có thể giúp bạn đọc có thêm nhiều kiến thức bổ ích. Qua đó thì cũng giúp cho những người đang tìm việc có thể hiểu rõ được rằng vị trí nhân viên Admin là gì? Từ đó sẽ giúp bạn định hướng được rằng nghề nghiệp và lựa chọn vị trí nhân viên Admin nào phù hợp với bản thân.