Làm việc theo nhóm được định nghĩa là “hành động kết hợp của một nhóm người để trở nên hiệu quả và hiệu quả”.
Điều đó có nghĩa là làm việc theo nhóm là một yếu tố cơ bản cả trong gia đình và trong môi trường kinh doanh. Mọi người phải làm việc tốt với nhau, hợp tác về ý tưởng, trong khi cố gắng hết sức để hợp tác với nhau để tạo ra kết quả thành công.
Có một số cách để đạt được thành công thông qua việc sử dụng tinh thần đồng đội: phân chia nhiệm vụ, phản hồi mang tính xây dựng và sử dụng các kỹ năng cá nhân mang lại lợi ích cho tất cả mọi người.
Khi bạn tập hợp mọi người lại với nhau trong một thời gian dài, sẽ có những xung đột về tính cách và xung đột cá nhân. Nếu không được quản lý đúng cách và hiệu quả, làm việc theo nhóm có thể không mang lại lợi ích như mong đợi.
Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của làm việc nhóm mà bạn có thể mong đợi khi mọi người bắt đầu làm việc cộng tác để đạt được mục tiêu của họ.
Danh sách các lợi thế của làm việc nhóm
1. Tăng năng suất làm việc.
Khi khối lượng công việc của một dự án được chia đều bởi tất cả các thành viên trong một nhóm, các nhiệm vụ không nặng nề cho mỗi người. Phân công nhiệm vụ dựa trên thế mạnh mà mỗi cá nhân mang lại cho môi trường tập thể để có kết quả tốt nhất. Cấu trúc này sẽ giúp mỗi kỹ năng bổ sung cho tất cả các kỹ năng khác, giúp thúc đẩy sự gia tăng mức năng suất.
2. Thúc đẩy sự đổi mới.
Tập hợp nhiều cái đầu lại với nhau để giải quyết vấn đề sẽ tạo ra nhiều ý tưởng hơn có thể là giải pháp khả thi. Làm việc sáng tạo hơn khi công việc liên quan đến môi trường đa dạng, tạo ra nhiều đổi mới hơn với mỗi bài tập động não. Cấu trúc này mang lại sự tự tin hơn cho mỗi người, giúp họ can đảm chia sẻ ý tưởng dựa trên kinh nghiệm độc đáo, trình độ học vấn và các tài sản khác của họ. Mọi người đều có lợi vào cuối ngày vì có nhiều thông tin hơn cho mỗi quyết định.
3. Cải thiện tinh thần cá nhân.
Nếu ai đó cảm thấy như họ đang gánh vác khối lượng công việc nhiều hơn phần công việc của họ, thì sự oán giận có thể trở thành điều gì đó tồi tệ hơn theo thời gian. Làm việc nhóm cải thiện tinh thần vì nó hoạt động để cung cấp một tập hợp các nhiệm vụ cân bằng cho mỗi thành viên trong nhóm. Có một cảm giác hoàn thành dự án có ý nghĩa hơn bởi vì mỗi cá nhân cùng với mọi người đạt được nhiều thành tích hơn những gì anh ta có thể tự làm. Nếu bạn bao gồm mối quan hệ họ hàng và cảm giác thân thuộc đến từ làm việc theo nhóm, thì hầu hết mọi người đều trải qua mức độ hài lòng trong công việc cao hơn khi họ là thành viên trong nhóm.
4. Cung cấp mạng lưới hỗ trợ toàn diện cho từng thành viên.
Mọi người đều phải đối mặt với một thời điểm khó khăn trong cuộc sống của họ mà dường như không có gì là phù hợp với họ. Nếu bạn phải tự mình vượt qua những bài kiểm tra này, thì trải nghiệm có thể khiến bạn cảm thấy bị cô lập, cô đơn và ảm đạm. Có một nhóm có thể nâng người này lên trong thời kỳ đen tối của họ có thể giúp cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết để giúp họ vượt qua phía bên kia. Làm việc theo nhóm tạo ra một môi trường đặc biệt giúp giảm căng thẳng, tăng cường sự tập trung và thúc đẩy mức độ tự tin cao hơn.
5. Xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn.
Khi mọi người đến với nhau như một đội, họ giúp nhau trao đổi thẳng thắn. Mỗi người làm việc để khuyến khích và động viên những người khác, vì trọng tâm vẫn là mọi tài năng và sức mạnh mang lại cho môi trường. Những thuộc tính này xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn thường tồn tại bên ngoài nơi làm việc. Cấu trúc này cũng là cách gia đình hình thành mối liên kết chặt chẽ không thể phá vỡ. Tạo ra một hệ thống trong đó mỗi người cảm thấy thoải mái khi thử một cách làm khác nhau, đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm trợ giúp khi cần thiết.
6. Cải thiện giao tiếp.
Mỗi người mang lại những thuộc tính riêng cho môi trường đội. Một số tính cách xung đột vì cách cá nhân nhận thức các sự kiện. Điều mà một người có thể gọi là «sự tự tin» một người khác có thể mô tả là «sự kiêu ngạo». Làm việc theo nhóm đòi hỏi mỗi người phải tìm kiếm các kênh giao tiếp hạn chế sự tàn phá mà cuộc xung đột muốn mang lại. Ngay cả khi điểm chung giữa hai bên không thể đạt được, mỗi công nhân vẫn có thể tập trung vào các nhiệm vụ tập thể cần thiết giúp đạt được mục tiêu chung.
7. Cung cấp tính linh hoạt bổ sung.
Các đội thường huấn luyện lẫn nhau để bao quát các kỹ năng và điểm mạnh. Quá trình này cho phép mọi người hòa nhập hoàn hảo trong các vai trò khác nhau bất cứ khi nào hoàn cảnh thay đổi. Vì có nhiều cấp độ chuyên môn có sẵn cho nhóm, nếu ai đó yêu cầu một số thời gian linh hoạt để tham gia vào trường hợp khẩn cấp hoặc nghĩa vụ, thì việc gián đoạn dự án sẽ ít xảy ra hơn. Lợi ích này tạo ra một sự thúc đẩy khác trong tinh thần làm việc tích cực của nhóm, thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh hơn và có thể dẫn đến tăng năng suất.
8. Giúp phát triển tố chất lãnh đạo ở các thành viên trong nhóm.
Một số đội chỉ định một cá nhân duy nhất làm lãnh đạo của họ trong mọi tình huống. Có những tình huống làm việc nhóm trong đó người có các kỹ năng phù hợp nhất cho một dự án được chỉ định làm trưởng nhóm. Cả hai tình huống đều khuyến khích các thành viên trong nhóm phát triển những phẩm chất này theo thời gian vì lợi ích của tất cả mọi người. Nếu bạn có nhiều nhà lãnh đạo triển khai các kỹ năng của họ đồng thời, thì việc tìm kiếm thành công chung mà mọi người đều muốn có sẽ dễ dàng hơn.
9. Mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp.
Làm việc theo nhóm xây dựng liên minh. Nó cũng cho phép mỗi thành viên trong nhóm truy cập vào mạng cá nhân và mạng lưới nghề nghiệp của những người khác trong nhóm. Những mối quan hệ này có thể giúp toàn bộ nhóm (và mỗi người) có cơ hội tạo ra những cơ hội lớn hơn và tốt hơn cho tương lai. Quá trình này cũng giúp cải thiện việc cung cấp các dịch vụ do nhóm cung cấp, cả bên trong và bên ngoài, vì trọng tâm là lợi ích của mỗi tương tác cho tất cả mọi người tham gia. Đó là lý do tại sao một công ty được hưởng lợi từ sự hiện diện của các đội gắn kết. Mặc dù đôi khi chúng có thể làm mất đi sự sáng tạo của cá nhân, nhưng tư duy nhóm tạo ra mức độ tập trung cao hơn thường dẫn đến các giải pháp sáng tạo.
10. Khuyến khích chấp nhận rủi ro lành mạnh.
Những người tự kinh doanh ít có khả năng “mạo hiểm” với một ý tưởng hoặc quyết định mạo hiểm. Ai đó đã làm sẽ nhận được tất cả các tín dụng cho một kết quả thành công, nhưng cũng sẽ nhận tất cả các lỗi cho các trường hợp tiêu cực. Những người làm việc cùng nhau như một nhóm có nhiều khả năng chấp nhận rủi ro hơn vì họ đổ lỗi cho nhau mà không làm giảm tầm quan trọng của thành công, ngay cả khi họ được công nhận là một nhóm.
Làm việc theo nhóm cho phép mỗi thành viên chấp nhận rủi ro nhiều hơn vì có hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ hơn cho họ. Chia sẻ một kết quả thành công tạo ra một trải nghiệm gắn kết cho những người tham gia. Nhiều nhóm nhận thấy rằng những ý tưởng rủi ro hơn mà họ quyết định thực hiện có xu hướng là lựa chọn tốt nhất của họ.
Danh sách những nhược điểm của làm việc nhóm
1. Tạo cơ hội cho một số người đi xe miễn phí.
Mỗi nhóm thường có một người cố gắng làm càng ít công việc càng tốt mà không bị sa thải. Họ muốn gặt hái những lợi ích từ việc làm việc theo nhóm mà không phải gánh vác bất kỳ trách nhiệm nào của họ. Những người như thế này thường gây ra các cuộc tranh cãi trong nhóm, đặc biệt là khi người đi xe miễn phí được hưởng lợi ích tương tự như những người đã đóng góp phần công bằng của họ.
2. Nó có thể tạo ra sự lãng phí các nguồn lực sẵn có.
Đôi khi một đội sẽ mất tập trung vì họ nhìn vào kết quả cuối cùng nhiều hơn các bước cần thiết để đạt được điều đó ngay từ đầu. Lập kế hoạch và tổ chức các cạm bẫy có thể khiến các nhóm giảm đáng kể mức năng suất của họ. Một số nhóm gặp khó khăn khi bắt đầu vì mọi người đều cố gắng theo đuổi những ý tưởng cụ thể của riêng họ thay vì sử dụng các quy trình động não để tìm ra kết quả đôi bên cùng có lợi cho tất cả mọi người.
3. Nó có thể tạo ra xung đột ở nhà hoặc tại nơi làm việc.
Tính cách khác nhau sẽ luôn va chạm. Nếu vấn đề này đi kèm với giao tiếp không hiệu quả, thì nhóm sẽ gặp xung đột. Vấn đề này sẽ tiếp tục phát triển nếu không ai trong số những người có liên quan muốn cố gắng tìm ra giải pháp. Những lo lắng này cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất của những người còn lại trong nhóm, làm giảm tinh thần của mọi người. Xung đột thậm chí có thể khiến một số thành viên trong nhóm không hài lòng đến mức họ cố tình phá hoại môi trường để ngăn cản những người khác đạt được thành công. Cách duy nhất để ngăn chặn vấn đề này là tôn trọng ý kiến, lịch sự và sẵn sàng thỏa hiệp.
Kỹ năng giao tiếp có thể khác nhau tùy thuộc vào người trong nhóm. Ngay cả những người đã thực hành nhiều với nó đôi khi có thể gặp phải sự cố. Khi điều này xảy ra, sự thiếu tin tưởng vào đội hầu như luôn phát triển.
4. Ngăn cản những người lao động cá nhân tìm cách vượt trội.
Một số người tự nhiên làm việc tốt hơn một mình. Những người này không thích hợp với môi trường làm việc nhóm trung bình vì nó khiến họ cảm thấy không thoải mái. Nếu họ có thể tự làm việc và được phần còn lại của nhóm để một mình trong phần lớn công việc của họ, cấu trúc này vẫn có thể mang lại lợi ích. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giảm thiểu các vai trò tự do, kiểu nhân viên này sẽ phải vật lộn ở cấp độ cá nhân, và thậm chí kéo cả phần còn lại của nhóm đi một chút.
5. Tạo ra người «có» không thể tránh khỏi.
Sẽ luôn có một số công nhân trong nhóm thích tập trung vào phúc lợi của người khác hơn là nghĩ ra ý tưởng của riêng họ. Họ đồng ý với bất cứ điều gì mà cá tính mạnh nhất trong phòng gợi ý. Quyết định này hạn chế khả năng sáng tạo và lợi ích đổi mới có được nhờ làm việc theo nhóm trong môi trường gia đình và doanh nghiệp. Nó thậm chí có thể tạo ra cảm giác sợ hãi nếu ai đó cảm thấy rằng việc chia sẻ một ý tưởng có thể «làm chao đảo con thuyền».
6. Yêu cầu thêm thời gian đào tạo.
Nếu bạn có ai đó làm việc với một nhân viên mới, thì bạn có thể yêu cầu nhân viên mới của bạn bắt đầu làm việc. Việc thêm một nhóm mới vào một môi trường sẽ tạo ra các trách nhiệm đào tạo bổ sung để so sánh. Bạn hầu như luôn có thể thấy từng nhân viên đã mắc lỗi ở đâu, giúp đơn giản hóa quy trình khi cần sửa chữa. Môi trường dựa trên máy tính tạo ra nhiều thông tin hơn, điều này đôi khi gây khó khăn cho việc xác định vị trí có thể xảy ra lỗi.
7. Có thể không tạo ra mức năng suất cao hơn.
Làm việc theo nhóm tạo ra mức năng suất cao hơn vì nó kết hợp điểm mạnh của nhiều người thành một khối gắn kết. Quá trình này sẽ không hoạt động hiệu quả nếu nhiều người có cùng điểm mạnh và khả năng. Các nhà quản lý có thể nhanh chóng giải thể một nhóm bằng cách thuê những kiểu tính cách, bộ kỹ năng giống nhau và những điểm tương đồng khác để thuận tiện cho họ. Tập hợp một nhóm người không tạo ra một đội. Bạn phải có những người bổ sung điểm mạnh và điểm yếu của nhau để có kết quả tốt nhất.
Những ưu và nhược điểm này của làm việc theo nhóm sẽ giúp bạn tận dụng thế mạnh của từng cá nhân đồng thời thúc đẩy mức năng suất cao hơn. Có thể không có «tôi» trong đội, như một số người thường nói, nhưng có «tôi». Khi bạn làm việc với những người khác, bạn có thể liên tục tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất khi bạn học các kỹ năng khác. Cấu trúc này có thể giúp bạn đưa sự nghiệp của mình lên một tầm cao mới. Mặc dù một số người nổi bật hơn đối với bản thân họ, nhưng cấu trúc xã hội và lợi ích của việc tham gia một nhóm thường khiến nó trở thành lựa chọn tốt nhất có thể.